Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Tietoa työnhakijalle henkilötietojen käsittelystä

Y-Säätiö-konsernissa käsittelemme työnhakijoita koskevia henkilötietoja vain siinä laajuudessa, kuin se on lakien ja hyvän tiedonhallintatavan mukaan välttämätöntä. Tietojen käsittelytavat perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme tietojasi ja mitkä ovat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeutesi. Kun tarvitset lisätietoja, ota ensisijaisesti yhteyttä rekisteristä vastaavaan henkilöön.

Y-Säätiö-konsernilla tarkoitamme Y-Säätiötä, Kiinteistö Oy M2-Koteja ja muita konsernin yhtiöitä. Käytämme tässä selosteessa niistä yhdessä nimitystä Säätiö. Vastaamme siitä, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisesti, eikä tietoja oikeudetta luovuteta ulkopuolisille. Henkilöstömme on perehdytetty tietosuoja- ja tietoturva-asioihin. Olemme allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Noudatamme säännöksiä ja viranomaisohjeita ja edellytämme samaa myös henkilötietoja käsitteleviltä yhteistyökumppaneiltamme.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tietosuoja-asetuksen velvoitteiden mukaisesti perustiedot henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista.

Rekisterinpitäjä

Y-Säätiö sr

Rekisteriasioita hoitava henkilö ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaa HR-asiantuntija Anu Ellwood.

Säätiön tietosuojavastaava on konsernilakimies Timo Mutalahti.

Yhteydenotot asiakaspalvelumme kautta.

Rekisterin nimi

Y-Säätiön työnhakijarekisteri (jäljempänä rekisteri).

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi siltä osin kuin se on välttämätöntä työntekijävalinnan suorittamiseksi. Käsittely perustuu siihen, että olet hakenut työpaikkaa Y-Säätiö-konsernissa (esimerkiksi M2-Kodit). Tarvitsemme henkilötietojasi ensisijaisesti lainsäädännön mukaisten työnhakijan ja työpaikan oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

Lisäksi käytämme yleisellä tasolla työnhakijatietoja työntekijähaun kehittämiseksi vastaamaan paremmin työnhakijoiden ja organisaation tarpeita. Tutkimuskäyttö on tarkoin ohjeistettu ja siinä tiedot joko anonymisoidaan tai pseudonymisoidaan. Henkilötietoja käsitellään osittain automaattisesti, mutta yksinomaan automaattisen käsittelyn tai profiloinnin perusteella emme tee yksilön oikeuksia ja velvoitteita koskevia päätöksiä.

Rekisterin tietosisältö

Työnhakijarekisteri sisältää henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat hakeneet työpaikkaa Säätiössä. Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:

  • nimi, henkilötunnus, kotiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite,
  • aikaisemmat työt, suoritetut tutkinnot, koulutus, luottamustehtävät,
  • työnhakijan ilmoittamat valintaa edistävät tiedot, kuten tietoja hänen osaamisestaan, ominaisuuksistaan, harrastuksistaan tai taidoistaan.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme valitsematta jääneiden henkilöiden tiedot yhden vuoden ajan valintapäätöksestä. Säilytysajan puitteissa sinulla on mahdollisuus selvittää, että olemme noudattaneet valintapäätöksessä tasa-arvoa ja yhdenvertaisuutta koskevia säännöksiä.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietosi saamme sinulta itseltäsi. Lisäksi vastaanotamme sinua koskevia henkilötietoja niiltä tahoilta, jotka olet hakemuksessa tai haastattelussa nimennyt lisätietojen antajiksi. Mikäli teetämme suostumuksesi perusteella henkilöarvioinnin, saamme sinua koskevia henkilötietoja arvioinnin suorittajalta.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Emme luovuta tietojasi Säätiön ulkopuolelle. Poikkeuksena on mahdollinen tietojesi luovuttaminen Säätiön lukuun toimivalle henkilöarvioinnin suorittajalle. Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETAn alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Noudatamme henkilötietojesi suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä Säätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Säilytämme manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain Säätiön nimeämillä henkilöillä, joille annetaan määräaikainen henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Tiedot on talletettu lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi. Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu. Jos niissä on virheitä, voit pyytää niitä korjattavaksi. Sinulla on oikeus pyytää tietoja poistettavaksi (oikeus tulla unohdetuksi), ellei tietojen käsittely tai säilyttäminen perustu sopimussuhteiseen tai muuhun Säätiön oikeutettuun etuun. Saat tarvittaessa rekisteristä vastaavalta henkilöltä tai tietosuojavastaavalta yksityiskohtaisempia ohjeita rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen.

Sinulla on oikeus saada tietosi siirretyksi koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Voit kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin tai tutkimuspyyntöjä varten.

Lisäksi sinulla on oikeus saada oikeuksiesi toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), mikäli emme ole mielestäsi noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä tai viranomaismääräyksiä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700, osoite Ratapihantie 9, 00520 Helsinki.

Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja tarkastuspyynnöt voit tehdä vapaamuotoisesti henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Säätiön asiakaspalveluun. Vastaamme yhteydenottoosi mahdollisimman pian. Voit käyttää tarkastusoikeuttasi kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastuspyyntösi olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos esittäisit niitä toistuvasti tai jos pyytäisit useampia jäljennöksiä, perimme pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun 50 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.

 

Muut sivustomme: m2kodit.fi | asuntoensin.fi | housingfirsteurope.eu