Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Tietoa asukkaalle henkilötietojen käsittelystä

Y-Säätiö-konsernissa käsittelemme asukkaiden ja asuntoa hakevien henkilöiden henkilötietoja vain siinä laajuudessa, kuin se on vuokraustoiminnassa lakien ja hyvän vuokratavan mukaan välttämätöntä. Tietojen käsittelytavat perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen. Tässä selosteessa kerromme, miten käsittelemme tietojasi ja mitkä ovat tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeutesi. Kun tarvitset lisätietoja, ota ensisijaisesti yhteyttä asiakaspalveluumme.

Y-Säätiö-konsernilla tarkoitamme Y-Säätiötä, Kiinteistö Oy M2-Koteja ja muita konsernin yhtiöitä. Käytämme tässä selosteessa niistä yhdessä nimitystä Säätiö. Vastaamme siitä, että henkilötietojasi käsitellään asianmukaisesti, eikä tietoja oikeudetta luovuteta ulkopuolisille. Henkilöstömme on perehdytetty tietosuoja- ja tietoturva-asioihin. Olemme allekirjoittaneet salassapitositoumuksen. Noudatamme säännöksiä ja viranomaisohjeita ja edellytämme samaa myös henkilötietoja käsitteleviltä yhteistyökumppaneiltamme.

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme tietosuoja-asetuksen velvoitteiden mukaisesti perustiedot henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröityjen henkilöiden oikeuksista.

Mikäli tarvitset yksityiskohtaisempia ohjeita oman asiasi selvittämiseksi, ota yhteyttä asiakaspalveluumme.

Rekisterinpitäjä

Y-Säätiö sr

Rekisteriasioita hoitava henkilö ja yhteystiedot

Rekisteristä vastaa vuokraustoiminnan johtaja Eeva Tammisalo.

Säätiön tietosuojavastaava on konsernilakimies Timo Mutalahti.

Yhteydenotot rekisteriä koskevissa asioissa asiakaspalveluun.

Rekisterin nimi

Y-Säätiön asiakasrekisteri (jäljempänä rekisteri).

Henkilötietojen käyttötarkoitus

Käsittelemme henkilötietojasi siltä osin kuin se on välttämätöntä vuokraustoiminnassa ja kiinteistöjen ylläpidossa. Käsittely perustuu siihen, että olet hakenut asuntoa, jo asut tai olet asunut vuokralaisena Y-Säätiö-konsernissa (esimerkiksi M2-Kodeilla). Tarvitsemme henkilötietojasi ensisijaisesti lainsäädännön mukaisten vuokralaisen ja vuokranantajan oikeuksien ja velvoitteiden toteuttamiseksi.

Käytämme tietoja esimerkiksi seuraaviin tarkoituksiin:

  • asukasvalintaohjeiden ja -perusteiden noudattaminen,
  • asuntojen kunnossapito ja vikailmoitukset,
  • vuokrareskontra ja muu maksuliikenne, sekä
  • asumisneuvonta, asukastoiminta, asiakastutkimukset ja asukasinformaatio.

Lisäksi käytämme yleisellä tasolla asiakkaidemme henkilötietoja omassa toiminnassa palveluidemme kehittämiseksi vastaamaan paremmin asiakkaittemme tarpeita. Tutkimuskäyttö on tarkoin ohjeistettu ja siinä tiedot joko anonymisoidaan tai pseudonymisoidaan. Käytämme henkilötietoja myös suoramarkkinoinnin ja markkinoinnin tarkentamiseksi asiakasta kiinnostavaksi. Henkilötietoja käsitellään osittain automaattisesti, mutta yksinomaan automaattisen käsittelyn tai profiloinnin perusteella emme tee asiakkaiden oikeuksia ja velvoitteita koskevia päätöksiä.

Rekisterin tietosisältö

Asiakasrekisteri sisältää henkilötietoja henkilöistä, jotka ovat hakeneet Säätiön asuntoa tai niissä jo asuvat tai ovat asuneet. Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja asunnon hakijoista, vuokralaisista sekä mahdollisista kanssavuokralaisista:

Perustiedot kaikista hakijoista ja asukkaista

  • Nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite.

Asunnon tarvetta koskevat tiedot

  • Nykyinen asunto, työsuhteen kesto ja laatu, tulot ja varallisuus, luotot, velat, velkajärjestelyt ja perinnät, mahdollinen edunvalvonta, alaikäisen hakijan huoltajuus, maksusitoumuksen tai takauksen antaja, oleskeluluvan kesto, muut ARA-asukasvalinnan edellyttämät tiedot.

Asumiseen liittyvät tiedot

  • Vuokrasopimus, vuokra-, maksu- ja vakuustiedot, yhteydenpito vuokranantajan edustajien kanssa, asumiseen liittyvät päätökset ja toimenpiteet, pankkitilitiedot maksupalautuksia tai korvauksia varten, mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot.

Muut asiakkuustiedot osalla asiakkaista

  • Jäsenyys asukasdemokratian yhteistyöelimessä ja siihen liittyen mahdollisesti henkilön kuva, asumisneuvonnan asiakkaiden kertomat tiedot elämäntilanteestaan ja palveluiden käytöstä, asiakkaan luvalla saadut tiedot asumisen tuesta, palvelusuunnitelmista ja -sopimuksista, turvakiellot.

Järjestelmiin voi tallentua ysaatio.fi ja m2kodit.fi -sivustoilla vierailleiden IP-osoitteita sekä evästeiden kautta saatuja tietoja internetin käytöstä.

Tietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietojasi keräämisperusteen mukaisesti määritellyn ajan. Aika määräytyy sen mukaan, mikä on eri tietojen osalta lainsäädännön, viranomaismääräysten tai sopimuksen perusteella välttämätöntä. Poistamme tiedot, kun niiden käsittelyyn ei ole enää oikeutettua perustetta. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja säilytetään evästeen luonteesta riippuen enintään kolme vuotta.

Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietosi saamme ensisijaisesti hakulomakkeelta ja sen liitteistä eli sinulta itseltäsi. Lisäksi käsittelemme vuokrasuhteessa kertyviä tietoja, jotka saamme ensisijaisesti Säätiön lukuun toimivilta yhteistyökumppaneilta, kuten huoltoyhtiöltä.

Voimme ajoittain kerätä ja tarkistaa tietojasi Väestörekisterikeskuksesta, Suomen Asiakastieto Oy:n luottotietorekisteristä sekä asumistuen osalta KELAsta. Kiinteistö- ja asuntokauppojen yhteydessä saamme myyjältä asiakkuuden siirtymiseen liittyvät tiedot. IP-osoite- ja evästetietoja voidaan kerätä henkilöltä itseltään säätiön internetpalvelujen käytön yhteydessä.

Tietojen luovuttaminen ja siirtäminen

Emme pääsääntöisesti luovuta tietojasi Säätiön ulkopuolelle. Poikkeuksena on tietojesi luovuttaminen Säätiön lukuun toimiville yhteistyökumppaneille (kuten huoltoyhtiö) siltä osin, kuin ne välttämättä tarvitsevat tietojasi palveluidemme toteuttamiseksi. Poikkeuksena ovat myös tiedot, joiden luovuttamiseen on lainsäädäntöön perustuva oikeus tai velvollisuus. Tällaisia ovat esimerkiksi ARAn tai STEAn suorittama asukasvalintavalvonta ja KELAn asumistukiasiat. Voimme luovuttaa tietojasi muillekin tahoille kirjallisella nimenomaisella suostumuksellasi. Emme siirrä tietojasi EU:n tai ETAn alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Noudatamme henkilötietojesi suojauksessa lainsäädännön ja viranomaisten määräyksiä, hyvää tiedonhallintatapaa sekä Säätiön tietosuoja- ja tietoturvapolitiikkaa. Henkilötietoja pääsevät käsittelemään vain siihen tehtävänsä puolesta oikeutetut henkilöt.

Säilytämme manuaalisen aineiston luotettavasti lukitussa tilassa. Digitaalisen aineiston tietoihin on pääsy vain Säätiön nimeämillä henkilöillä, joille annetaan määräaikainen henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana. Rekisterien käyttöoikeudet määritellään tehtäväkohtaisesti. Tiedot on talletettu lukituissa ja valvotuissa tiloissa.

Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada tietää, käsittelemmekö henkilötietojasi. Sinulla on oikeus tarkastaa, mitä tietoja sinusta on tallennettu. Jos niissä on virheitä, voit pyytää niitä korjattavaksi. Sinulla on oikeus pyytää tietoja poistettavaksi (oikeus tulla unohdetuksi), ellei tietojen käsittely tai säilyttäminen perustu sopimussuhteiseen tai muuhun Säätiön oikeutettuun etuun. Saat tarvittaessa asiakaspalvelustamme yksityiskohtaisempia ohjeita rekisteröidyn oikeuksien toteuttamiseen.

Sinulla on oikeus saada tietosi siirretyksi koneellisesti luettavassa muodossa toiselle rekisteripitäjälle, jos se on teknisesti mahdollista. Voit kieltää tietojesi käyttämisen suoramarkkinointiin tai tutkimuspyyntöjä varten. Evästeiden käytön kieltämisellä ei ole vaikutusta nettisivustojen käyttöön.

Lisäksi sinulla on oikeus saada oikeuksiesi toteuttamista koskeva asia käsiteltäväksi toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle (tietosuojavaltuutettu), mikäli emme ole mielestäsi noudattaneet tietosuojaa koskevia säännöksiä tai viranomaismääräyksiä. Tietosuojavaltuutetun toimiston puhelinnumero on 029 5666 700, osoite Ratapihantie 9, 00520 Helsinki.

Kaikki henkilötietojen käsittelyyn liittyvät kysymykset ja tarkastuspyynnöt voit tehdä vapaamuotoisesti henkilökohtaisesti tai kirjallisesti Säätiön asiakaspalveluun. Vastaamme yhteydenottoosi mahdollisimman pian. Voit käyttää tarkastusoikeuttasi kerran vuodessa maksutta. Jos tarkastuspyyntösi olisivat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos esittäisit niitä toistuvasti tai jos pyytäisit useampia jäljennöksiä, perimme pyynnön toteuttamisesta hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun 50 euroa kerralta tai kieltäydymme pyynnön toteuttamisesta.

Muut sivustomme: m2kodit.fi | asuntoensin.fi | housingfirsteurope.eu